社内での「共有文具」の決め方

みなさん、こんにちは。
働き方が多様化している中で、固定席からフリーアドレスにシフトされているお客様もいらっしゃいます。
フリーアドレスにするにあたり、オフィスの共有文具や備品の在庫管理をどうしていくのかを考えていく必要があります。

今回は「文具」の在庫管理についてお話しします。

今まで多くのお客様からいただいた声の中でとても多いのが、
・「社内の備品を統一したい」
・「ムダな備品がたくさんあるけど、どれが必要か把握できない」
というもの。

誰でも自由に買える状態だと、各自で必要な文具を購入します。
気づけば、多くの種類の大量の文具が…!

そんな問題を解決するカギが、
「共有文具」です。

「共有文具」とは

「共有文具」とは、社内や部署内、チーム内でみんなが使う文具のこと。
1人1つ持たなくてもいい文具は、部署単位やチーム単位でみんなで共有して使おうという考えです。
(個人で購入したものは個人管理します。)

なぜ「共有文具」と「個人文具」に分ける必要があるのか

多くの会社では、デスク横のキャビネットに文具をそれぞれ保管されています。
確かに必要な時にすぐ取り出せるのは便利ですよね。でも、

「その文具全部毎日使っていますか?」

毎日使わない文具は、スペースを取っているだけ。
たくさん文具があると、探す時間も発生します。

「共有文具」と「個人文具」に分けることで、会社の必要とする文具量が見えてくるのです。

社内をスッキリさせるために必要なことは「必要最低限」

普段の買い物でもそうですが、「あったら使う」という考えで買ったものは、結局使っていないということありませんか?(私は以前までそんな買い物が多く、ムダ使いばかりでした…)

会社の文具も同じです。
「とりあえず持っておく」
そんな気持ちでボールペンなどを、引き出しにたくさん入れていませんか?

1人1人の持つ量が多いと、社内のスッキリ度は激減します。
必要最低限の量はどれくらいか、という視点を持ってみましょう。

共有文具の決め方

今使っている備品を洗い出してみよう!

まず、今ある文具を全て机の上に出してください。
これは部署やチーム内で一斉に行うのがベスト。

文具も見えないところに置いてあると、どれだけ持っているか忘れてしまいがちです。
チーム内で、今持っている文具量を把握しましょう。

使っている頻度をチェック

次に、机の文具を使っている頻度ごとに分類しましょう。

私たちは「常に使っているもの」と「一週間に一度しか使わない文具」に分けています。
意外とこの2択で文具を分けるのは簡単。

「常に使っているもの」は「個人文具」に分類されます。
私は、ジェットストリームとノート、スケジュール帳のみでした。

「一週間に一度しか使わない文具」をさらに分類しよう!

さらに、チーム内でみんなが共通で持っている文具を探します。

ハサミ、ホッチキス、クリップ、穴あけパンチ、セロハンテープ…などなど!

みんなが使ってる文具は「共有文具」の分類に認定してあげましょう。

置き場所を決めよう

最後に、共有文具の置き場所を決めます。

キャビネットや机の引き出しは、無限に置かれてしまうのでNG。
せっかく決めた共有文具が、飽和状態になりかねません。

置き場所の決め方は、こちらの記事を是非チェックしてください。
『オフィスのプロが伝える、使った文房具をもとに戻せる置き方!』

 

まとめ

「文具」には種類があります。
仕事をしやすい環境作りには、細かなことですが文具を変えていくことも重要です。

たかが「在庫管理」「整理整頓」と思う方もいるかもしれません。
しかし、この取り組みはチーム力を育てることにもつながります!
(なぜ?と思った方は、オフィス見学にお越しください!)

さあ、さっそく目の前のキャビネットから整理してみましょう!

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