【ポイントは2つ！】ファイル用具の選定基準

みなさんこんにちは。

最近、Officehackの記事の中でも
書類整理や、在庫管理などの記事がたくさんの方に読まれています！

記事を読んでくださった方から、
オフィス見学会に参加したいと希望をいただくことが増えています。
オフィス見学会についてはこちら

困っている方は、全国各地にいらっしゃいますね・・・！
今回は、よくお客様からもご相談をいただく、ファイル用具の選定について
お伝えしたいと思います。

「ファイル用具って人の好みで使いやすさが違うのでは？」
「『綴じる』ことが当たり前でしょ？？」

こう感じたあなた！いえいえ、
書類には「適切な」ファイル用具があるんです。

書類の分類をしよう！

大事なのは、まず、探し方にフォーカスをあてること。
きれいに整頓されていても、結局探しにくければ、整頓の意味がありません！

ファイル用具を選定する前に
まずは書類の分類が必要です。

分類するためのポイントは、３つ。

・どのタイトルで検索するか
・どのタイミングで見るか
・誰が見るか

書類は書類でも、いろんな書類が周りに溢れています。
総務関係であれば、人事書類、契約書類、請求書の控え、納品書・・・などなど

 

日付で探す書類や、プロジェクトチームが見る書類、毎日見る書類、
といったように書類を分けてみてください。

 

ファイル用具を決めていこう！

では、ファイル用具を決めていきましょう。
決めることは、２つだけ。

①綴じ方を考える
以下の３つ（Ⅰ～Ⅲ）の方法の中で、綴じ方の分類ができると思います。
綴じ方は、次の②につながっていく重要なポイントです！

Ⅰ．穴をあけて綴じる
フォーマットが決まっている書類で、穴をあけてしまっても問題のない書類
適正な書類例：仮払申請書類（旅費精算などの書類）

 

 

Ⅱ．リフィルに入れる
フォーマットが決まっており、請求書の控えなど穴をあけられない書類
適正な書類例：請求書

 

 

Ⅲ．クリアフォルダ―に入れ、ボックスファイルに入れる
フォーマットがなかったり、書類の大きさがバラバラな書類
適正な書類例：契約書

活用事例
かんたん！書類整理～日々の業務に捨てる仕組みを～

おすすめ！人事書類はこのファイル用具を使って保管！

ⅠとⅡは
「時系列に並べてあると見返しやすい（探しやすい）」
という基準も、分類するときのポイントの一つです。

Ⅲに関しては、形が決まっていない書類で、
穴をあけると綴じにくいなど、扱いづらい場合におすすめです。

ボックスファイルで管理をすると、2穴のファイルに比べて、
ファイル内での書類の並び替え（抜き差し）が手軽に行うことができます。

 

②色、形（種類）を統一する

色は、文字などを読まなくても、見て判断ができるツールです。
例えば、赤は要注意として考え、お客様の案件で特別な対応があり、
注意が必要なものについては、赤色のファイルを使用するというのも１つ。

 

他にも、事業部ごとに色を分けたり、書棚の段ごとに色を分けるたりすると、
書類の定位置が明確になります。
（例えば、Pの棚は緑色で統一することで、戻す場所が分かりやすい！）

 

形（種類）を整えることで、どの部署でもルールを統一できるようになります。
山崎文栄堂では、使用するファイル用具の種類は５つに絞っています。

 

・厚型２穴ファイル
・ボックスファイル
・山付きクリアフォルダ―
・メールボックス
・仕掛りボックス

 

 

メールボックス、仕掛りボックスは、個人書類に関しての用具なので
共有書類のファイル用具としては、３つのみです！

社内の使用備品を揃えることで、見た目の統一感もスッキリしますし、
在庫管理・発注管理も統一されます。

最後に

いかがでしたか？
山崎文栄堂では、書類の種類にあわせてこのような用具を使っていますが、
会社によってはもっと様々な書類があるかと思いますので
１つの方法として捉えていただければと思います。
これを読んでも中々自分たちの書類はどうするべきか・・・と悩まれている方は
山崎文栄堂まで、一度ご相談ください。

山崎文栄堂では、オフィス見学会をおこなっています。

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