人事書類の「保管期間」と書類が溜まらない「ファイリング方法」をご紹介

人事関係の書類は種類も多く、
会社の規模が大きくなるにつれて管理をしていく書類量もどんどん増えていきますよね。

管理方法についてお客様からお問い合わせいただくことも多く、
オフィス見学でご来社いただく方々からも、よく注目されています。

声
「どのようにファイリングしていますか」
どんなファイルを使っているのか、使いやすい・探しやすいファイリングの方法を知りたいと
困っている方が多いようです。

詳しく聞いてみると、
・保管期間がわからない
・退職した人の書類が残り続けている
・前任者が残していった書類で、倉庫に送るか・廃棄するのか・保管し続けるのかわからない
こんな声をいただくことが多いです。

 

今回は、法律で定められている保管期間と、
弊社で行っている、たまらない仕組みのファイリング方法をお伝えしていきます。

人事・労務書類は「労働基準法」や「雇用保険法」など、
法律によってその保存期間が定められています。
まず、書類の管理をするにあたって、
人事・労務書類の中で何の書類が、どれくらい保存する必要があるのかを簡単に確認していきましょう。

 

書類の種類と保管期間

労働基準法に関する書類は退職や完結の日から3年
労働者名簿、雇入れ・退職・解雇・に関する書類、災害補償に関する書類、賃金その他労働関係に関する重要な書類(出勤簿、タイムカード、残業申請書 等)
ただし賃金台帳(源泉徴収簿)や扶養控除申告書に関しては税法の規定により7年間の保存が必要です。

社会保険に関する書類は退職や完結の日から2年
健康保険・厚生年金保険に関する書類（資格取得等確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書 等）

労働安全衛生法 に関する書類は作成日から5年
健康診断個人票

労働保険に関する書類は完結の日から2～4年
労災保険に関する書類 ・・・3年
労働保険関係、労働保険料等に関する書類・・・3年
雇用保険の被保険者に関する書類・・・4年
（資格取得等確認通知書、資格喪失確認通知書、離職証明書(控)、転勤届受理通知書 等）
その他の雇用保険に関する書類・・・2年
（適用事業所設置届(控)、事業主事業所各種変更届(控) 等）

 

山崎文栄堂での管理方法とは？

人事書類と一言でいっても、採用時の書類、雇用契約書、社会保険加入時の書類などたくさん。
私たちは、書類の活用に合わせて、ファイリングをしています！
 
社員情報に関する書類（雇用契約書、履歴書など）は、
人ごとにクリアファイルに分けて管理しています。

詳しくは、過去記事よりご覧ください。
おすすめ！人事書類はこのファイル用具を使って保管！

 

 

 

 

 

 

社会保険関係の書類については、
案件ごとに分けて管理しています。

この書類は、1人に1枚の書類が届くものではなく、申請ごとに1枚とまとまってくる書類もあり、
人で分けるより、書類のカテゴリーで分類をしておいた方が、山崎文栄堂では管理がしやすいです。

 

 

 

 

 

 

また、社会保険の中でも産休・育休などの書類は、
仕事復帰するタイミングによって、手元に置いておく必要があるか、倉庫保管しても問題ないかが変わってきます。
そのため、産休・育休関係は、人ごとにファイルをつくり管理しています。

 

 

 

 

 

 

保管ができたら、次は保存

ここで大事なのは、いつまで手元で管理しておくか　です。
特に、社会保険関係は、書類量としてもそこまで多くなく、いつか整理すればいいと後回しになりがちです。

山崎文栄堂では、社内に直近2年分のみ保管。
年1回の置換・移替えのタイミングで、書類の整理をし、外部倉庫に送って保存しています。
保存期間は、同じ段ボールに入れた書類の中で1番長く保管する必要がある書類に揃えます。

このようにルールを決めておくことで、社内に書類を溜め込みすぎず、必要な時にすぐ閲覧ができるのです。

※年1回の置換・移替えとは？
オフィスの書類は1年に1度の大掃除でスッキリ！！

 

まとめ

会社や人によって、管理しやすいやり方はそれぞれあるかと思います。
こまかく書類の種類ごとに保管期間はありますが、大事なのはお仕事がいかに楽に効率よくできるか。
最長5年の書類があるのであれば、人事関係は、全て5年保管と社内ルールで決めてしまう方が良いと、私たちは考えます。
まるっとルールを決めれば、細かく気にすることなく、前任がやっているから分からないということも気になりません。

そして、倉庫に送った書類は、できるだけ自分で管理せず、今ある書類にのみ目を向けたいものです。
そんな時は、倉庫保管から廃棄まで一括して行ってもらうサービスを使ってみるのはいかがですか？

文書箱管理システムをつかって書類を倉庫に預けよう！

 

オフィス見学や、倉庫保管に関することなど、
お悩みごとはお気軽に山崎文栄堂までお問い合わせください。
お問い合わせフォームはこちら
電話番号：0120-322-881

 

 

参考サイト：https://www.manegy.com/news/detail/972