日々の仕事を効率化しよう! 「仕掛ボックス」のご紹介

こんにちは、オフィスハックのみなみです!

皆さんは、自分が仕事を効率的にできている、と思いますか?

「効率的」といっても業種によって考え方は様々なので、いろいな角度で考える必要があるのですが、この記事ではお仕事をする際に発生する「書類」に注目。効率的な書類の管理で、お仕事をしやすくなるよ!という記事です。

というわけで、さっそく紹介するのが「仕掛ボックス」!

「仕掛ボックス」と聞いてもあまり馴染みのない方が多いかもしれません。見た目はこのような形をしています。

「仕掛ボックス」の名の通り、現在仕掛かっている(進行中の)書類を入れるボックスです。

弊社ではフリーアドレスを取り入れているため、全員共通で個人のデスクや引き出しを持たず、この「仕掛ボックス」に書類を入れています。

この仕掛ボックスとPCがあれば、どこでもお仕事できちゃうってこと。

それでは、仕掛ボックスを使うことでお仕事が効率的になるメリットを3つご紹介します。

①使いたい書類がすぐに見つかる

あの書類が今すぐ必要なのに…ない!
なんてことはありませんか?

仕掛ボックスを使えば、書類を探す時間が削減されます。
弊社では、山付きクリアフォルダに件名を付けて、1案件1ファイルに入れて書類を保管しています。件名だけを見て探して、そのファイルを出して書類を取り出すだけで、簡単に探している書類が見つかります。

弊社の採用説明会では、オフィス見学の時間を設けているのですが「山付きクリアフォルダと仕掛ボックスを使うのと使わないのでは、どれだけ書類を探す時間が違うのか」という実験を毎回学生に体験してもらっています。

私も学生の頃に実際に見て、全然違うじゃん…!と思いました。

②いらない書類を定期的に捨てることができる

皆さんは、日々書類を捨てる機会を設けていますか?
気づいたら書類が溜まっている…。
そんなことを防いでくれるのが、この仕掛ボックスです。

仕掛ボックスの横幅は約7.5㎝。

この幅内にファイルを収納するとなると、とにかくなにもかも書類を入れていたら、入らなくなってしまいます。
新しいファイルを入れようと思ったタイミングで、古いファイルの書類を捨てようとすることができるので、自然とファイルの整理整頓ができます。

③その人の仕事量が目に見てわかる

突然ですが、部下を持っているという方、自分の部下が今どのくらいの量の仕事を抱えているか、完璧に把握していますか?
仕掛ボックスに書類を入れることで、だれでもパッとみてその人が今やっている仕事の量がわかります。
たくさんのファイルが詰まっていたら、ひとりで仕事を抱えてしまっているのかもしれません…!

また、いらない書類が入っていたり、整理整頓ができていない…なんてことがあったら、もしかして頭の中も整理できていないのではないでしょうか。
仕掛ボックスを活用することで、部下の仕事状況の変化に早めに気づくことができるかもしれません。

まとめ

いかがでしたか?
仕掛ボックスを使うことで、仕事の時間も効率的になり、自分や周りの人の仕事状況も把握することができます。
ぜひ仕掛ボックスを使って、快適なオフィスライフを送ってみてはいかがでしょうか。
弊社では、オフィスづくりのヒントになれればと思い、
働き方改革説明会を開催します。

ぜひ、お気軽にご参加ください。
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