アナログなスケジュール管理も役に立つ!?

みなさんこんにちは。オフィスハックのむーちゃんです。
チームでお仕事をしているみなさん。「誰が何をやる」のスケジュールの共有はどのように行っていますか。
今は様々な方法がありますよね。便利なクラウドサービスやホワイトボードで管理など、様々な方法があると思います。

スケジュールを管理していてもついつい起こりがちなのが、忘れてしまったり、急なお休みが出たり。チームでお仕事を行っていると、こんな経験があるのではないでしょうか。
・人が休んでしまって仕事が止まってしまう
・誰が何をやってくれているかわからない
・いつもは●●さんがやっている仕事だけど、お休みだからわからない
・先方から、「毎月来ている××の件、今月はまだですか?」の問い合わせ

スケジュールの共有方法はいくつかあると思いますが、今日は弊社で行っている方法を1つご紹介いたします。

マグネットポケットでの管理

弊社のコールセンター兼営業事務の部署では、こんな管理をしています。

マグネットポケットに、1案件1札を差し込んで、その日行う仕事を管理しています。
この部署では、請求書の作成など、毎月行う業務がたくさんあります。実施日のマグネットポケットに札を入れることによって、実施漏れを防いでいるのです。実際にこの管理にしたことで、便利になったことを紹介していきます。

使い方

まずは使い方。とっても簡単です。
①仕事が書かれた札を実施する日付のマグネットポケットに入れる
1か月間のスケジュールを前もって立てておきましょう。月末月初が大変な場合、15日など月中に1か月先のスケジュールを立てるのがよいと思います。

②当日マグネットに入った札を取り出して、実施者を決める
リーダーが毎日朝礼で札を確認し、こんな仕事があるよーと共有をしましょう。そして誰が実施するかを指名をしましょう。

スケジュールの見える化

いつ・何をやるのかを全員に見えるようにしたことで、仕事の漏れがなくなりました。
毎月行う仕事でも、ついつい忘れてしまうことも多いですよね。先方から連絡が来て、「しまった!」なんて経験はありませんか?忘れてもいいように、事前にスケジュールを立てておけばOKです。
あとは当日の朝礼で、マグネットポケットに入っている仕事をみんなで共有して、実施をしていきましょう。

漏れをなくす

いつもの実施者が突然休みになった場合、①実施者がいない②実施が漏れるなんてことが発生してしまいます。人に仕事がついていると、その仕事があること自体、周りの人は気がつくことができません。毎月同じ人がやっていることでも、実施内容を共有することが大切です。また、出来る人を増やす(ダブルキャスト化)ことで、業務がスムーズになるかもしれません。チームだからこその助け合いです。

みんなで共有する、管理者を決める

この管理方法で大事なことは、みんなで共有し、実施をすることです。
そのためには、みんなで活用する、仕事内容を共有する、管理者を決めることが大切です。せっかくこのカレンダーを作っても、活用がされないと意味がありません。必ずリーダーが司会となって、共有する時間を設けましょう。

朝礼がない、出勤時間がバラバラで共有できない、なんて方は、ルールを決めましょう。
例えば、
・管理者を決める
・誰の仕事かわかるように札にしるしをつけて、出勤時にその人がわかるようにする
・出勤時にマグネットポケットをチェックする

みんなが見やすい場所に、このカレンダーを作ることもポイントですね。
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