【保存版】備品発注の仕組みを劇的に変える「補充依頼カード」とは

みなさんこんにちは。

社内の備品在庫の管理で悩まれている方は多いのではないでしょうか。

このオフィスハックでも一番人気の記事が「在庫管理」について
『総務必見！共有備品の在庫管理のアイディア　その①』

今回のテーマは在庫管理で大事な「発注のタイミング」について。
当社が実際に使っている補充依頼カードをもとに、
備品の発注がラクに確実に進む方法をお伝えいたします。

1. 方針は、在庫管理はみんなで行う
2. 在庫が「0」にならない仕組み
3. 補充依頼カードに必要な情報はこれ
4. 在庫数の決め方
5. 補充依頼カードによって変わること

在庫管理はみんなで行う

1人の方が備品を管理する方法もありますが、どうしても人に頼らざるを得ないことも。

そこで、だれもが分かる
「みんなで備品在庫の管理ができる方法」
をお伝えします。

ポイントは
・ここまできたら発注する！という発注点を決めること
・在庫を取りに来た方が、発注のタイミングをチェックすること

在庫が「0」にならない仕組み

みんなで在庫管理をする際、無くなったらの発注では遅いことがあります。

例えば、トイレットペーパーが無くなったら困りますよね？！

それを解決するのはとても簡単。
「0」ではなく「最低在庫数」が無くなったら発注すればいいのです。
当たり前と思われるかもしれませんが、この仕組みが大事。

その仕組みのために必要なのが「補充依頼カード」。
一目で「あ、この文具発注しないといけないんだ！」と、
社員、パート、アルバイト、派遣、内定者のみんなが分かります。

補充依頼カードに必要な情報

ここまで読めばお分かりですよね！
「最低在庫数」と書いておけば、みんなが在庫管理者になります。

他にも書いておくといいこと
・商品名
・商品番号
・金額
・商品のメーカー（発注先）

そしてとても便利なのが
「発注数」。

発注数があれば、最低在庫数を切ると毎回一定量が補充されます。
文具棚の場所を取らずに在庫が保てる仕組みです。

在庫数の決め方

山崎文栄堂はアスクルを使っているので、注文して翌日には商品が届きます。

（最悪「0」になっても、「明日来る」の便利さに助けられています…）

なので、そこまで最低在庫数を細かく考える必要はありません。
「だいたいこの文具の利用頻度なら、このくらいの在庫があれば何とかなるね。」
こんなスタンスで数量を決めておきましょう。

もし最低在庫数が少なすぎれば、数量を変更すればOK。
ただし、最低在庫数を多めにすると発注頻度は高くなります。
「ラクな在庫管理」から離れてしまうのでご注意を！

補充依頼カードによって変わること

みんなで利用している文具を使おうとして、「あれ、もうない！」という現象。
これが全くありません。
なぜならば、社内のみんなの行動が変わったから！

在庫がなくなりかけのとき、
「なくなりそうだけど、誰に言えばいいんだろう…」
「次の人が見たらやってくれるだろう。」
こんな考えが消え、みんなで在庫をチェックする仕組みとなりました。

まとめ

最近は労働人口も減少傾向です。
少数精鋭でお仕事をされている会社も多いのではないでしょうか。

在庫管理も1人1人が自分ごととして捉えることが大事。
「担当者」に依存せず、自立した行動が必要です。

・発注のタイミングを決めてみんなに在庫管理の意識を持ってもらうこと
・備品を取り出す時は、みんなのために最低在庫数をチェックすること

その実現に「補充依頼カード」が大活躍しています！

 

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